Bericht zur Unternehmensverantwortung 2013
Bericht Unternehmensverantwortung 2013
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Compliance-Kommunikation und Kontrolle

Mitarbeiter sowie Geschäftspartner werden über das Compliance-Programm informiert. Die Weitergabe von relevanten Informationen sowie das Sicherstellen, dass das Compliance-Programm – und damit die Aufgaben im Compliance-Management-System – verstanden werden, stehen bei der Compliance-Kommunikation im Vordergrund.

Prozesse und Richtlinien, die adäquat auf die relevanten Anforderungen von Deutsche Post DHL eingehen, sind vorhanden, werden sachgerecht kommuniziert und sind für alle betroffenen Mitarbeiter ohne Weiteres verfügbar. Interne Kontrollen berücksichtigen typische Prinzipien (Aufgabentrennung, Vieraugenprinzip, Grundsatz der erforderlichen Kenntnisnahme) und sind in bestehende Prozesse, Arbeitsabläufe und Systeme integriert.

Zielgruppen für Schulungen werden definiert und permanent überprüft. Adäquate Schulungsmaßnahmen werden durchgeführt.

Prüfungen, Überwachungen, Verbesserungen

Die Struktur der Compliance-Organisation sowie des Compliance-Programms ist auf die Anforderungen und Bedürfnisse des Konzerns abgestimmt. Zusätzliche Maßnahmen, um Compliance-Risiken zu vermeiden, werden aus den Ergebnissen der Compliance-Risikoanalyse sowie Compliance-Audits abgeleitet. Zudem werden Erkenntnisse aus gemeldeten Verstößen genutzt, um das Compliance-System laufend zu verbessern und weiterzuentwickeln sowie die Integrität und Nachhaltigkeit des Compliance-Programms zu gewährleisten.

Kontrolle durch Konzernrevision

Die Management-Prozesse innerhalb der Compliance-Organisation werden regelmäßig von der Konzernrevision geprüft.

Diese führt zudem jährlich rund 280 Regel-Audits in den operativen Unternehmensbereichen und teilweise bei Lieferanten durch. Zum Prüfkatalog gehören auch Compliance-Themen. Die Prüfungsergebnisse werden dokumentiert und dem Gesamtvorstand regelmäßig berichtet. Selbstverständlich werden sie auch dazu genutzt, um das Compliance-System laufend zu verbessern und weiterzuentwickeln und unsere Richtlinien bei Bedarf zu konkretisieren.